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 RESEG

Les services généraux

Aujourd’hui, les services généraux occupent une place qui devient essentielle dans les entreprises. La dématérialisation des relations entre les salariés, l’externalisation d’un certain nombre d’activités rendent nécessaire une fonction transverse rattachée à l’entreprise. Les services généraux deviennent du fait de leur activité et de leur transversalité créateurs de cohésion et optimisent l’ensemble des fonctions de l’entreprise.

Le responsable des services généraux s’apparente de plus en plus à un manager d’un pôle de services, transversal à l’institution et nécessitant une large palette de compétences alliant encadrement et animation d’équipes, gestion de projet, négociation d’achats, évaluation des risques, communication et pilotage de démarche « qualité de service ».

Le responsable des services généraux devient indispensable pour optimiser et coordonner l’ensemble des services qui contribuent à procurer au cadre adapté aux besoins des usagers et des salariés le respect des contraintes budgétaires et de qualité.
Dans un contexte de contraintes règlementaires il est celui qui pratique une veille règlementaire et technologique.

Ses compétences  lui permettent d’assurer le bon fonctionnement des activités suivantes :

  • achats, suivi des budgets, achats de biens et de prestations, élaboration de cahier des charges,
  • organisation des prestations hôtelières et contrôle de la qualité des prestations,
  • management des équipes internes,
  • gestion logistique et patrimoniale.

Le Responsable des Services Généraux est rattaché à l’équipe de direction ou à défaut à la direction des ressources humaines.

 

PRESENTATION DE LA FORMATION

1) Finalités :

    Cette formation a été construite autour d’un référentiel métier, pour répondre à la nécessité de qualification des responsables des services généraux.

    Elle vise à former des cadres autonomes, opérationnels, capables de mener une veille technologique et législative et d’être une force de proposition pour la direction. Sa spécificité est d’articuler compétences techniques et service rendu aux usagers.

    2) Organisation :

    Cette formation est constituée de :

    400 heures d’enseignement théorique se décomposant en six unités de formation (des allègements sont possibles) :

    • Techniques de gestion – 42 heures
    • La fonction achat – 56 heures
    • Management – 77 heures
    • Gestion de l’hébergement et de la restauration – 49 heures
    • Gestion patrimoniale et logistique – 63 heures
    • Conduire un projet dans un établissement sanitaire et social – 113 heures

    100 heures de stage se déroulant au cours du dispositif de formation. Les stages s’articuleront avec le projet de formation formulé par le stagiaire.

    3) Certification :

    Cette formation est sanctionnée par un certificat de responsable des services généraux dans un établissement social et sanitaire.

    4) Modalités d’admission :

  • Personnes titulaires d’un bac + 2 (BTS, DUT, DEUG…) ou de 120 ECTS ou d’un titre certifié niveau 3
  • Personnes autodidactes avec un minimum de 5 ans d’expérience dans un poste d’économie dans une institution médico-sociale ou sanitaire, ou à un poste de responsabilité dans l’hôtellerie restauration.

    Pour ces personnes la réussite à un test de niveau est nécessaire

    En fonction de leur niveau de 1 à 3 modules de remise à niveau leurs seront proposés

    Procédure d’inscription :

    • dossier d’inscription à télécharger
    • test de niveau pour les personnes n’ayant pas un niveau III
    • entretien d’admissibilité. Au cours de cet entretien, sera construit un projet personnalisé en fonction du parcours professionnel et scolaire du candidat.

      REFERENTIEL DE COMPETENCES
      DE LA FORMATION RESEG

      Domaine de compétences

      Compétences

      Indicateurs de compétences

      DC 1
      Techniques de gestion

      1.1. Préparer les budgets, contrôler leur utilisation, interpréter les écarts et rendre compte à la direction

       

      1.1.1. Connaître les règles et les mécanismes budgétaires et comptable d’un service
      1.1.2. Connaître les règles principales et procédures en matière de tarification
      1.1.3. Savoir construire un budget prévisionnel
      1.1.4. Savoir contrôler l’exécution du budget
      1.1.5. Comprendre les répercussions des décisions sur le budget

      1.2. Calculer le coût d’un service

      1.2.1. Savoir identifier les composantes d’un coût
      1.2.2. Elaborer des tableaux de suivi
      1.2.3. Analyser les données et rendre compte à la direction

       

      PP

Domaines de compétences

Compétences

Indicateurs de compétences

DC 2
La fonction achats

 

2.1. Conduire une politique d’achats

2.1.1. Comprendre les besoins et les contraintes d’utilisation
2.1.2. Savoir établir un cahier des charges et passer une commande
2.1.3. Savoir rechercher les nouveaux fournisseurs et les nouveaux  produits
2.1.4. Savoir définir les critères d’évaluation (techniques et financiers)
2.1.5. Evaluer les offres et savoir sélectionner les fournisseurs
2.1.6. Veiller au respect du cahier des charges
2.1.7. Savoir négocier

2.2. Gérer les stocks

2.2.1. Connaître la chaîne logistique et identifier les contraintes de fonctionnement
2.2.2. Organiser la logistique spécifique des flux
2.2.3. Déterminer les besoins de stockage
2.2.4. Assurer l’interface technologique (logistique/informatique…)
2.2.5. Mettre en place des indicateurs de performance de la logistique
2.2.6. Assurer la veille technologique et réglementaire (normes…)

2.3. Gérer les sous-traitants

2.3.1. Connaître les mécanismes de la sous-traitance
2.3.2. Savoir répondre à un appel d’offre
2.3.3. Savoir rédiger un cahier des charges

2.4  Savoir négocier

2.4.1. Savoir négocier et établir un contrat de sous-traitance
2.4.2. Savoir suivre les réalisations

DC 3
Management

3.1. Gérer les aspects administratifs du personnel

3.1.1. Organiser les plannings de travail en fonction des contraintes  légales, organisationnelles
3.1.2. Participer au recrutement
3.1.3. Participer à l’évaluation

3.2. Organiser le travail du personnel

3.2.1 Définir les bases de travail de l’équipe en fonction du plan de charge
3.2.2. Coordonner les interventions

3.3. Assurer le management des équipes

3.3.1. Savoir animer une réunion
3.3.2. Savoir gérer les conflits
3.3.3. Savoir mener un entretien professionnel
3.3.4. Savoir fixer des objectifs
3.3.5. Savoir assurer l’interface entre les équipes et la direction
3.3.6. Savoir se positionner dans les réunions de concertation avec  l’équipe de direction
3.3.7. Fédérer les prestataires de service et les équipes internes

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Domaines de compétences

Compétences

Indicateurs de compétences

 

 

 

DC 4
Gestion de l’hébergement et de la restauration

4.1. Savoir accueillir

4.1.1. Comprendre l’importance de l’accueil
4.1.2. Savoir se positionner dans les différentes situations d’accueil

4.2. Etre en capacité de gérer et d’animer la fonction restauration

4.2.1. Comprendre l’aspect psychologique de la fonction restauration
4.2.2. Connaître les règles relatives à l’équilibre alimentaire
4.2.3. Connaître la réglementation dans la chaîne du froid
4.2.4. Connaître les normes en matière d’hygiène (service, préparation,…)
4.2.5. Savoir établir des procédures et veiller à la traçabilité

4.3. Etre en capacité de gérer la fonction d’hébergement

4.3.1. Comprendre la fonction hébergement dans le cadre des prises en charge
4.3.2. Connaître les normes réglementaires
4.3.3. Connaître les règles en matière d’ameublement des chambres
4.3.4. Connaître les procédures de traitement du linge
4.3.5. Savoir équiper et agencer les locaux,
4.3.6. Savoir maintenir et entretenir le parc mobilier

 

DC 5
Gestion patrimoniale et logistique

5.1. Etre en capacité d’entretenir les locaux et les matériels dans le respect des règles d’hygiène

5.1.1. Connaître les techniques d’entretien des locaux (méthodes, produits,…)
5.1.2. Savoir mettre en place les protocoles d’entretien

5.2. Etre en capacité d’assurer la sécurité et la sûreté des biens et des personnes

5.2.1. Connaître la législation en terme de sécurité
5.2.2. Connaître les formations et exercices
5.2.3. Connaître les contrôles obligatoires et tenir les registres
5.2.4. Connaître les assurances à souscrire

5.3. Etre en capacité d’assurer la logistique courante

5.3.1. Savoir recenser les interventions simples
5.3.2. Savoir gérer les stocks de remplacement
5.3.3. Savoir organiser la maintenance et les dépannages courants
5.3.4. Savoir prioriser les travaux
5.3.5. Savoir optimiser l’usage des locaux

5.4. Etre en capacité de gérer les déchets

5.4.1. Connaître la politique locale de traitement des déchets
5.4.2. Connaître la législation et le tri sélectif
5.4.3. Savoir organiser l’évacuation des déchets en fonction des critères, à l’intérieur des services

5.5. Etre en capacité de gérer l’immobilier

5.5.1. Savoir mettre en œuvre une gestion préventive des bâtiments
5.5.2. Connaître la réglementation en matière d’assurance

 

DC 6

Conduire un projet dans un établissement sanitaire ou social

 

6.1  Situer l’établissement dans son environnement

6.1.1  Connaître l’organisation administrative
6.1.2  Connaître les institutions et les acteurs du champ social

6.2  Identifier les besoins des usagers

6.2.1  Connaître le droit des usagers
6.2.2  Connaître les problématiques des usagers

6.3  Elaborer, conduire, évaluer un projet stratégique de Service Général dans un établissement sanitaire ou social

6.3.1  Savoir situer le Service Généraux dans l’organisation de l’établissement
6.3.2  Savoir définir les modalités et les étapes de la mise en œuvre d’un projet de Service Généraux
6.3.3  Savoir veiller à la prise en compte des besoins des usagers
6.3.4  S’assurer de l’adhésion des acteurs au projet
6.3.5  Mettre en place des procédures d’évaluation

6.4  Organiser une stratégie de communication

6.4.1  Savoir valoriser l’offre de service
6.4.2  Savoir promouvoir les innovations

 

 

LES CONTENUS DE FORMATION

 

Techniques de gestion – DF 1

Responsable : André Desage – Directeur d’établissement

42 heures

Cette unité est référée à deux domaines de compétences, elle est constituée de 2 modules :

  • Préparer les budgets, contrôler leur utilisation, interpréter les écarts
  • Calculer le coût d’un service
UE1  Gestion budgétaire                                                                

21H  -  André Desage

  • Les bases de la comptabilité

Le chemin d’une écriture comptable

  • La gestion budgétaire

Les règles budgétaires du secteur
Les différentes modalités de financement
Construire et contrôler un budget prévisionnel

UE2  Calcul de coût                                                                       

21H  -  Jacques Morin

Charges directes et charges indirectes
Coût variable et coût complet
Elaboration de tableaux de bord

La fonction achats – DF 2

Responsable : Alain Robert – Responsable des Achats au Laboratoire Aguettant

56 heures

Cette unité est référée à trois domaines de compétence :

  • Conduire une politique d’achat
  • Gérer les stocks
  • Gérer les sous-traitants
UE1 Pratique de l’achat                                          

28H  -  Alain Robert

  • Les achats

Les étapes de l’achat
Le benchmarking
Le contrat d’achat
Le suivi des commandes

  • La négociation

Les objectifs de la négociation
Les phases de la négociation
Les outils de la négociation

UE2 Les prestations de services                                       

14H  - Pierre BORGES

  • Les appels d’offre
Les règles des marchés publics
La réponse à un appel d’offre
La rédaction d’un cahier des charges

  • Les mécanismes de la sous-traitance

L’homologation des prestataires de service
Le suivi de réalisation
L’évaluation des prestations de service

UE3 La gestion des stocks                                                         

14H  - Eric PASCAUD

L’anticipation des besoins
La maîtrise des stocks
La mise en place de tableau de bord

Management – DF 3

Responsable : Odile BONNET – Cadre Infirmier - Formatrice

77 heures

Cette unité est référée à deux domaines de compétences :

  • Organiser le travail
  • Assurer le management des équipes
Elle est constituée de deux Unités d’Enseignement :

UE1 Organisation du travail                                               

35H  - Frédérique BESNARD

  • Le droit du travail
Le contrat de travail
La durée du travail
Le CHSCT

  • L’organisation du travail
La gestion du planning
La délégation et le contrôle

UE2 Management d’équipe                                               

42H  - Odile BONNET

Les différents types de management
Information et communication
La conduite de réunion
La gestion des conflits
L’entretien individuel

Gestion de l’hébergement et de la restauration– DF 4

 

Responsable : Bruno COUDERC – COPERNIC

49 heures

Cette unité est référée à trois domaines de compétences :

  • Etre en capacité de gérer et d’animer la fonction restauration
  • Etre en capacité de gérer la fonction d’hébergement
  • Etre en capacité de gérer la fonction hygiène et entretien des locaux
Elle est constituée de 3 unités d’enseignement

UE1 La fonction restauration                                                         

21H  - Bruno COUDERC

  • L’aspect sociologique de la restauration
  • Les locaux et les équipements
  • La règlementation

Les règlementations en matière d’hygiène
Les contrôles internes et externes
Les procédures et protocoles
La traçabilité

UE 2 La fonction hébergement                                                     

21H  - Bruno COUDERC

  • L’aspect psycho-sociologique de l’hébergement
  • Equipements et agencement
  • Le traitement du linge

UE 3 La fonction hygiène et entretien des locaux 

14H  -  Odile BONNET

  • Microbiologie
  • Les normes
  • Les locaux

Gestion patrimoniale et logistique – DF 5

Responsable : Alain LADREYT – Consultant Sécurité

63 heures

Cette unité est référée à quatre domaines de compétences :

  • Savoir gérer un patrimoine
  • Assurer la sécurité des biens et des personnes
  • Assurer la logistique courante
Elle est constituée de 3 unités d’enseignements

UE1  Gestion technique du patrimoine                                          

14H    

  • Les baux
  • Code de l’urbanisme et de l’habitation
  • Achat - location
  • Les différentes formes d’assurance
UE2  La sécurité des biens et des personnes                              

21H  - Hervé LOPEZ

Consultant Sécurité

  • Prévention et gestion des risques sécurité

Obligations en matière de sécurité et de prévention des risques
Documents obligatoires (document unique, protocole de chargement, plan de prévention, …,)
Collaboration avec les partenaires (médecine du travail, CHSCT, …,)
Formation du personnel

  • Prévention et gestion du risque incendie

Réglementation par type d’établissement
Système de prévention et de lutte contre l’incendie (détection, pilotage, intervention, …,)

  • Prévention et gestion de la malveillance
Les formes de malveillance (atteinte aux personnes, aux biens, à l’information, …,)
Mise en place d’une politique de sûreté
Légitime défense et régime juridique

UE3  La logistique                                                                          

28H  - Hervé LOPEZ

La fonction maintenance
L’élaboration d’un plan de maintenance
Le système d’information et de documentation

  • L’optimisation de l’usage des locaux
  • Le stockage
  • La gestion des déchets

Conduire un projet de service dans un
établissement sanitaire ou social – DF 6

Responsable : Odile BONNET – Cadre Infirmier - Formatrice

113 heures

Cette unité est référée à quatre domaines de compétences :

  • Situer son établissement dans son environnement
  • Identifier les besoins des usagers
  • Elaborer un projet stratégique des services généraux
  • Organiser une stratégie de communication
Elle comprend 2 unités d’enseignements

UE1  Situer son établissement dans son environnement              

35H  - André DESAGE

  • Cadre juridique et administratif de la France
  • Les grandes politiques sociales
  • Droit des usagers et déontologie
  • Analyse des besoins des usagers
  • Connaître les problématiques du secteur
UE2  Conduite stratégique d’un Service Général             

78H  -  Odile BONNET

  • Communication et accueil
  • Place des Services Généraux dans l’organisation de l’établissement
  • Elaborer, conduire et évaluer un projet de service
  • Evaluation et démarche qualité

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
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